Czas pracy w Niemczech – czego może wymagać pracodawca

Czas pracy w Niemczech – czego może wymagać pracodawca

Pracodawca może w Niemczech według własnego uznania, w granicach rozsądku, określać treść, miejsce i czas świadczenia pracy – na tyle, na ile warunki pracy nie zostały ustalone w umowie o pracę lub przepisach prawa.

Korzystając ze swoich uprawnień, niemiecki pracodawca powinien uwzględniać ograniczenia pracownika wynikające np. z jego niepełnosprawności lub innych okoliczności.

Czas pracy w niemieckiej umowie o pracę

To, jak bardzo elastycznie pracownik może być angażowany, w dużej mierze zależy w Niemczech od kilku zapisów zawartych w umowie o pracę. Zakres swobody pracodawcy w planowaniu godzin pracy jest w Niemczech powiązany z określoną liczbą godzin w danym okresie — czy to dzień, tydzień, miesiąc, czy rok. Im większy jest ten czasowy zakres, tym więcej możliwości ma pracodawca, aby dopasować harmonogram pracy.

Przy ustalonym 40-godzinnym tygodniowym czasie pracy, zasadniczo możliwe jest w Niemczech nie tylko przesunięcie godziny rozpoczęcia pracy każdego dnia, ale także różnorodne rozłożenie godzin na poszczególne dni tygodnia. Można w takiej konstelacji n. p. praktykować pracę o pół godziny dłużej od poniedziałku do czwartku, aby w piątek zakończyć pracę dwie godziny wcześniej.

Znacznie większą swobodę daje ustalony w umowie o pracę roczny wymiar czasu pracy. Na przykład pedagog zatrudniony w szkole może być wtedy zobowiązany do niewykonywania pracy w trakcie ferii szkolnych lub wykorzystania w tym czasie urlopu. Równowagę za wolne dni w czasie wakacji stanowi zwiększona liczba godzin pracy w tygodniu podczas zajęć szkolnych.

Wyjątkiem od wcześniej wymienionych ograniczeń jest ustalenie konta czasu pracy, które pozwala na rozliczanie nadgodzin i niedoborów czasu pracy.

Ograniczenia prawa do wydawania poleceń dotyczących czasu pracy w Niemczech

Możliwość pracodawcy do określania czasu pracy pracownika podlega w Niemczech przepisom niemieckiej ustawy o czasie pracy, które mają na celu ochronę zdrowia i dobrostanu pracownika. Zasadniczo dzienny czas pracy nie powinien w Niemczech przekraczać ośmiu godzin. W wyjątkowych przypadkach może on zostać wydłużony do dziesięciu godzin, jeśli w ciągu sześciu miesięcy średnia nie przekracza ośmiu godzin dziennie. Po zakończeniu dnia pracy pracownikowi przysługuje w Niemczech co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Istnieją jednak wyjątki od tych zasad, szczególnie w określonych branżach.

Uwarunkowania indywidualne pracownika

Przy ustalaniu rozkładu czasu pracy w Niemczech pracodawca musi brać pod uwagę nie tylko potrzeby zakładu pracy, ale również sytuację życiową pracownika. Ważne obowiązki rodzinne lub inne istotne sprawy prywatne muszą zostać uwzględnione i – w uzasadnionych przypadkach – mieć pierwszeństwo przed interesem pracodawcy.

Brak związania wcześniejszym zwyczajem

Fakt, że przez długi czas stosowano w firmie określony model czasu pracy, nie oznacza w Niemczech, że nie może on ulec zmianie. Pracodawca ma w Niemczech prawo – w ramach swojego uprawnienia do wydawania poleceń – wprowadzać nowe zasady, nawet jeśli dotychczasowy system obowiązywał przez wiele lat. Samo długoletnie stosowanie danego rozwiązania nie skutkuje w Niemczech jego trwałym utrwaleniem, chyba że ponadwymiarowy czas pracy jest traktowany na rozliczeniach jak zwykly czas pracy.

Okres powiadomienia o ustaleniu czasu pracy w Niemczech

Termin, z jakim można z wyprzedzeniem ustalić wiążący czas pracy, zależy w Niemczech od konkretnej sytuacji. Z jednej strony należy uwzględnić wymogi wynikające z organizacji pracy w zakładzie, z drugiej zaś pracownik musi mieć możliwość wypełnienia obowiązków rodzinnych oraz odpowiedniego zaplanowania wolnego czasu. Nie istnieje więc w Niemczech jedna, uniwersalna zasada dotycząca okresu między powiadomieniem o daej godzinie poczatku i końca pracy oraz poczatkiem tej zmiany.

Zmiana wcześniej ustalonego czasu pracy w Niemczech

Zazwyczaj raz ustalone godziny pracy nie mogą być w Niemczech jednostronnie zmieniane po fakcie, np. poprzez przesunięcie ich na inny dzień. Ustalony czas pracy, określony na konkretne godziny czas pracy musi być respektowany przez obie strony umowy. Pracodawca ponosi ryzyko prowadzenia działalności, co oznacza, że powinien zapewnić wystarczającą ilość pracy na ustalony czas pracy. Nawet jeśli pracy zabraknie, z powodu tzw. zwłoki w przyjęciu pracy, pracownikowi należy się wynagrodzenie mimo braku wykonywania obowiązków. Z drugiej strony pracownik powinien planować życie prywatne tak, aby być gotowym do pracy w ustalonym czasie i się nię nie spóźniać.

Przykład 1:

W sklepie praca na pierwszą zmianę trwa od 7:30 do 16:00. Ponieważ o 15:00 jest mało pracy, właścicielka wysyła kasjerkę do domu, mimo jej sprzeciwu. Kasjerce dają do wyboru: „albo następnego dnia pracować godzinę dłużej, albo stracić tę godzinę płatności.” Jeśli kasjerka nie zgadza się na przesunięcie części czasu pracy na kolejny dzień, nie można jej tego w Niemczech narzucić. Jednostronne skrócenie czasu pracy bez wynagrodzenia jest w Niemczech niedozwolone. Ponieważ właścicielka ponosi ryzyko biznesowe, powinna zapłacić kasjerce za tę godzinę utraconej pracy.

Ponadto ustalone godziny pracy nie mogą być w Niemczech jednostronnie przedłużane przez nieodpłatne godziny, jeśli oczekiwany efekt pracy nie zostanie osiągnięty na czas. Wynagrodzenie pracownicze jest wypłacane w Niemczech za pracę, a nie za ukończenie określonego zadania. Pracownik jest zobowiązany w Niemczech do wykonywania pracy w ustalonym czasie pracy w ramach swoich możliwości.

Przykład 2: sprzątaczka w hotelu sprząta 1,5 pokoju na godzinę. Ponieważ inni pracownicy sprzątają 2 pokoje na godzinę, wymaga się od niej, by pracowała dłużej bez wynagrodzenia, aż osiągnie tę samą ilość, jaką posprzątali w 8 godzin inni pracownicy.

Sprzątaczka ta nie jest zobowiązana w Niemczech do sprzątania 2 pokoi na godzinę, a jedynie do wykonania pracy w ramach sowich możliwości. Powinna sprzątać tak szybko i dobrze, jak potrafi. Nawet jeśli jest przy tym wolniejsza od kolegów, jej czas pracy jest ograniczony do ustalonych godzin i nie musi pracować dłużej bez płacy, tylko żeby „wyrobić normę”.

Polecenia poza godzinami pracy w Niemczech

Po zakończeniu dnia pracy, gdy pracownik opuści miejsce zatrudnienia, nie jest w Niemczech związany obowiązkiem wykonywania poleceń pracodawcy. W tym czasie pracownik ma w Niemczech prawo do swobodnego korzystania z czasu wolnego i realizowania własnych potrzeb.

Nie istnieje w Niemczech obowiązek uczestniczenia w wydarzeniach organizowanych przez firmę, takich jak imprezy świąteczne czy wyjazdy integracyjne, jeśli odbywają się one poza czasem pracy. Sugestie dotyczące zdrowego trybu życia, np. wcześniejsze pójście spać, mają w Niemczech charakter jedynie porad, a nie wiążących poleceń.

Z drugiej strony pracownik ma w Niemczech obowiązek wykonywać swoje zadania z należytą starannością i zaangażowaniem w czasie pracy. Odpowiednie przygotowanie do pracy, w tym zapewnienie sobie wystarczającego odpoczynku, wpływa na realizację tych obowiązków…

Pewne obowiązki mogą być realizowane w Niemczech również poza godzinami pracy, jednak w ograniczonym zakresie czasowym i z poszanowaniem prawa pracownika. Przykładowo, możliwy jest w Niemczech kontakt telefoniczny z przełożonym w pilnych sprawach służbowych poza godzinami pracy. Informowanie o niezdolności do pracy powinno nastąpić w Niemczech możliwie jak najwcześniej, także przed rozpoczęciem dnia pracy.

W wyjątkowych sytuacjach, np. nagłych przypadkach, pracownik może zostać w Niemczech poproszony o podjęcie pracy poza ustalonymi godzinami, jednak takie sytuacje powinny być ograniczone do minimum i zgodne z przepisami prawa pracy.

Obowiązek lojalności wobec pracodawcy, w tym powstrzymania się od działań szkodzących jego wizerunkowi, może obowiązywać w Niemczech również poza godzinami pracy.

Dostępność po godzinach pracy jako czas pracy w Niemczech (dyżur na telefon)

Dla coraz większej liczby pracowników stało się naturalne, aby w czasie wolnym mieć przy sobie telefon komórkowy, by móc szybko odpowiedzieć na służbowe e-maile, SMS-y, wiadomości WhatsApp czy połączenia telefoniczne.

W niektórych firmach oczekuje się obecnie stałej dostępności, co wynika często z konieczności kontaktów z klientami na całym świecie, działającymi w różnych strefach czasowych.

Pracownik jest chroniony w Niemczech przez prawo pracy przed nadmiernym obciążeniem. Odbieranie telefonów i odpowiadanie na e-maile po godzinach pracy odbywa się najczęściej w ramach dyżuru. Jeśli telefon służbowy wtedy zadzwoni lub pojawi się sygnał e-maila, pracownik powinien możliwie szybko podjąć pracę. W czasie takiego dyżuru pracownik może swobodnie decydować o miejscu pobytu, ale nie o całkowitej dowolności w korzystaniu z czasu wolnego. Ma obowiązek niezwłocznego rozpoczęcia pracy po zgłoszeniu się do niej. W czasie samego dyżuru nie wykonuje on jeszcze pracy w rozumieniu niemieckiego prawa pracy, lecz dopiero wtedy, gdy rzeczywiście zostanie do niej wezwana.

Pracownik ma w Niemczech prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku przed rozpoczęciem pracy następnego dnia. Przykładowo, jeśli zakończy pracę o 23:00, nie może następnego dnia zacząć pracy wcześniej niż o 10:00.Inaczej może być w transporcie.

Jeśli przełożony kontaktuje się z pracownikiem poza godzinami pracy, zwykle odbywa się to przez telefon komórkowy. Pracownik, który nie chce być stale dostępny i nie musi robić dyżurów, może odmówić w Niemczech podania swojego prywatnego numeru. Prawo do ochrony danych osobowych daje w Niemczech każdemu prawo do decydowania o udostępnianiu swoich danych, w tym numerów telefonów. Jeśli pracodawca zapisuje prywatny numer pracownika bez zgody pracownika, wtedy narusza tym samym jego prawa.

Umowa o pracę na wezwanie w Niemczech

Pracodawca, korzystając z prawa do wydawania poleceń, może co prawda określić rozkład czasu pracy, ale zasadniczo nie może w Niemczech samodzielnie zmieniać jej wymiaru (czyli nie może nagle zarządzić pracę zamiast w wymiarze 40 godzin – zgodnie z pisemną umową – w wymiarze 45 godzin w tygodniu).

Znaczącym wyjątkiem od zasady braku prawa do wydawania poleceń dotyczących wymiaru czasu pracy (czyli ilości godzin do przepracowania) jest w Niemczech tzw. umowa o pracę na wezwanie. Pracownik ma wtedy obowiązek wykonywać poza określoną minimalną liczbą godzin również dodatkowe godziny pracy w zależności od zapotrzebowania pracodawcy. W takiej umowie ustala się zakres godzin pracy z określoną minimalną i maksymalną liczbą godzin. W ramach takiej umowy pracodawca może w Niemczech na podstawie prawa do wydawania poleceń wskazać konkretną liczbę godzin do przepracowania.

Aktualnie istnieje w Niemczech przepis, że czas pracy na wezwanie może stanowić maksymalnie 25% ustalonego minimalnego tygodniowego czasu pracy. Ten typ umowy umożliwia w Niemczech pracodawcom większą elastyczność w zarządzaniu czasem pracy poprzez jednostronne wezwanie do pracy w określonym wymiarze. W ten sposób część ryzyka biznesowego przenoszona jest na pracownika. Z drugiej strony, limit ten chroni pracowników przed umowami, które przewidują bardzo niską minimalną liczbę godzin i wysoki udział zmiennego czasu pracy, co mogłoby znacząco ograniczać stabilność planowania życia pracownika.

Brak ustaleń dotyczących czasu pracy w Niemczech

Jeśli w umowie o pracę nie określono czasu pracy, należy w Niemczech najpierw ustalić, jaki wymiar czasu pracy strony mogłyby uzgodnić na podstawie interpretacji umowy. Jeśli nie ma żadnych wskazań, że umowa dotyczy pracy w niepełnym wymiarze godzin, przyjmuje się w Niemczech, że dotyczy wtedy pracy w pełnym wymiarze.

Aby określić, ile godzin obejmuje pełny wymiar pracy, należy odwołać się do przyjętych praktyk: najpierw w danym zakładzie pracy, następnie do właściwego układu zbiorowego oraz do standardów obowiązujących w branży. Tylko jeśli taka interpretacja umowy nie przynosi rezultatu, przyjmuje się ustawowy maksymalny czasu pracy wynoszący 48 godzin tygodniowo.

Sformułowanie „pełny wymiar czasu pracy” („Vollzeit”) oznacza w Niemczech najczęściej tygodniowy wymiar pracy wynoszący 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy.

Obowiązek wykonywania nadgodzin w Niemczech?

Jako nadgodziny rozumie się w Niemczech czas pracy przekraczający ustalony w umowie o pracę regularny wymiar czasu pracy.

O tym, od którego momentu mamy do czynienia z godzinami nadliczbowymi, decyduje w Niemczech okres rozliczeniowy określony w umowie o pracę – może on obejmować dzień, tydzień, miesiąc lub nawet rok. Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym większa elastyczność po stronie pracodawcy przy planowaniu czasu pracy i tym później dochodzi do formalnego powstania godzin nadliczbowych oraz ewentualnych dodatków za ich wykonanie.

Przykłady:

• Jeśli w umowie przewidziano 8-godzinny dzień pracy, to 9. godzina pracy w danym dniu będzie traktowana jako godzina nadliczbowa.
• Przy 40-godzinnym tygodniu pracy pierwszą godziną nadliczbową będzie 41. godzina pracy w tygodniu, niezależnie od rozkładu godzin na poszczególne dni.
• Jeśli natomiast czas pracy ustalono w oparciu o okres miesięczny lub roczny (np. w ramach konta czasu pracy), to godziny nadliczbowe mogą pojawić się dopiero na końcu tego okresu – np. w grudniu, jeśli całkowity roczny limit został przekroczony.

To, czy pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, zależy w Niemczech od odpowiedniego uregulowania w:

• umowie o pracę,
• obowiązującym układzie zbiorowym pracy (Tarifvertrag),
• ustalonej praktyce zakładowej (tzw. zwyczaj zakładowy),
• albo wynika z charakteru wykonywanej pracy.

Jeżeli jednak brakuje jakiejkolwiek podstawy prawnej lub umownej, pracownik nie ma w Niemczech obowiązku podporządkować się poleceniu pracy w godzinach nadliczbowych. Wyjątek stanowią sytuacje nadzwyczajne, np. nagłe wypadki lub inne pilne zdarzenia, kiedy to – w ramach obowiązku lojalności – pracownik może być zobowiązany do czasowego wsparcia pracodawcy.

Niemiecki pracodawca zakazuje wykonywania nadgodzin na przyszłość

Pracownik, który przez wiele lat regularnie wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych, mógł dostosować swoje miesięczne wydatki do dodatkowego wynagrodzenia. Dlatego decyzja pracodawcy o rezygnacji z pracy w nadgodzinach może być dla takiego pracownika szczególnie dotkliwa.

Jednakże z faktu, że pracownik w przeszłości wykonywał regularnie nadgodziny, nie wynika w Niemczech automatycznie trwałe prawo do ich dalszego wykonywania. Samo wykonywanie dodatkowej pracy nie prowadzi do zmiany treści umowy o pracę. Taka praktyka wymagałaby dodatkowych, wyraźnych ustaleń między stronami, które potwierdzają zmianę zakresu obowiązków lub wymiaru czasu pracy. Aby można było mówić o trwałej zmianie umowy, konieczne jest ustalenie wspólnego zamiaru stron co do zmiany regularnego wymiaru czasu pracy – np. poprzez wyraźne oświadczenia lub odpowiednie działania (np. odpowiednie zmiany w rozliczeniach płacowych).

Przykład: Pracownik magazynowy przez 18 lat codziennie otwierał i zamykał kilka bram, w tym pokój socjalny, co zajmowało mu łącznie 30 minut dziennie. Te nadgodziny były miesięcznie wynagradzane w wysokości 200 euro brutto. Zgodnie z nową koncepcją organizacyjną, zadanie to ma zostać mu odebrane. Odebranie tego zadania jest zgodne z niemieckim prawem, ponieważ nie było wyraźnej umowy, że czynności te mają być wykonywane na stałe jako część jego obowiązków. Sam fakt ich wieloletniego wykonywania nie jest – bez dodatkowych okoliczności – równoznaczny w Niemczech z trwałą zmianą treści umowy o pracę. Gdyby n. p. pracodawca przez ten czas ujął tę dodatkową pracę jako część normalnego czasu pracy (np. odzwierciedlił to w umowie lub na pasku płacowym), można byłoby mówić o tzw.  domyślnej, milczącej zmianie umowy.

Analogicznie, pracownik nie może powoływać się w Niemczech na to, że jego umowa została zwiększona z 28,5 do 38,5 godzin tygodniowo, tylko dlatego, że przez pół roku pracował w tym wymiarze. Bez odpowiednich dodatkowych okoliczności brak tu prawnie wiążącego porozumienia co do zmiany czasu pracy.

Odbiór nadgodzin w formie czasu wolnego w Niemczech

Podczas gdy niektórzy pracownicy cieszą się z dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny, które pomaga im np. szybciej sfinansować zakup samochodu lub mieszkania, inni wolą wykorzystać nadgodziny w formie dodatkowego czasu wolnego.

Strony stosunku pracy mogą w Niemczech ustalić, że nadgodziny będą rekompensowane poprzez czas wolnyalbo przez wypłatę dodatkowego wynagrodzenia. Decyzję o formie rekompensaty (czas wolny lub wypłata) może – w zależności od umowy – podjąć w Niemczech pracodawca lub pracownik. Jeśli nie zawarto żadnego porozumienia dotyczącego odbioru nadgodzin, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za przepracowane nadgodziny.

Wysokość wynagrodzenia za nadgodziny musi odpowiadać zwykłemu wynagrodzeniu pracownika. Dodatek za nadgodziny przysługuje w Niemczech tylko wtedy, gdy został on uzgodniony w umowie o pracę, jest zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy albo wynika z obowiązującego układu zbiorowego pracy lub porozumienia zakładowego.

Pracownicy mogą odbierać wynagrodzenie za nadgodziny w formie wolnych, płatnych dni, np. w celu przedłużenia urlopu lub połączenia ich z dniami świątecznymi. Jeśli istnieją w Niemczech ustalenia np. w umowie o odbiorze nadgodzin w formie czasu wolnego, to wtedy przełożony ustala termin odbioru nadgodzin. Czas wolny za nadgodziny nie musi obejmować w Niemczech pełnych dni. W przeciwieństwie do urlopu, który zgodnie z niemieckim prawem pracy zasadniczo musi być udzielany w pełnych dniach, odbiór nadgodzin może nastąpić także w formie kilku godzin. Czas wolny za nadgodziny służy w Niemczech jedynie kompensacji już wykonanej pracy, a nie wypoczynkowi.

Przy ustalaniu terminu odbioru nadgodzin należy w Niemczech jednocześnie uwzględnić interesy pracownika.Pracownik powinien otrzymać odpowiedni czas na przygotowanie się do dodatkowego czasu wolnego. Długość okresu wypowiedzenia powinna być dostosowana do konkretnego przypadku. Nie ma konieczności zachowania czterodniowego terminu, jak w przypadku pracy na wezwanie, ponieważ odbiór nadgodzin wiąże się z mniejszym obciążeniem niż nagłe wezwanie do pracy. Jednak nawet w takim przypadku jakiś termin między zarządzeniem wolnego za nadgodziny a samym wolnym za nadgodziny musi w Niemczech istnieć – jego całkowity brak nie jest dopuszczalny. Zazwyczaj wystarczający będzie termin od jednego do trzech dni, przy czym należy również brać pod uwagę okoliczności po stronie pracodawcy.

Przykład: Pracownica została poinformowana w Niemczech przez przełożoną o godzinie 16:00, że przez najbliższe 1,5 dnia nie musi przychodzić do pracy z powodu odbioru nadgodzin, ponieważ może ją w tym czasie zastąpić inna osoba. Jeśli pracownica uważa, że nie może sensownie wykorzystać tak krótkiego czasu wolnego i sprzeciwi się nagłemu zwolnieniu z obowiązku pracy, wtedy nie traci konta czasu wolnego za nadgodziny – nawet jak faktycznie dostanie na te 1,5 dnia płatne wolne.

Pracodawca ma w Niemczech prawo wyznaczyć odbiór nadgodzin nawet w wymiarze pół dnia. Niemniej jednak przełożony powinien przeprowadzić rzetelną analizę interesów obu stron, tzn. rozważyć, jakie korzyści przyniosłaby pracownicy pełnodniowa przerwa oraz jakie niedogodności wynikają z rozdrobnionego czasu wolnego.

Poinformowanie pracownika o odbiorze nadgodzin dopiero na dzień przed może być zbyt późne i działać na jego niekorzyść. W takim przypadku pracownik ma w Niemczech prawo sprzeciwić się temu ustaleniu, ponieważ nie miał wystarczająco dużo czasu, by zaplanować swój czas wolny. Zbyt późne powiadomienie nie prowadzi w Niemczech do utraty tego czasu wolnego za nadgodziny, jeśli pracownik się na to nie zgadza.

Jeżeli pracownik zachoruje w czasie planowanego odbioru nadgodzin, nie przysługuje mu w Niemczech prawo do ponownego przyznania tego czasu wolnego. Odbiór nadgodzin służy jedynie zwolnieniu z obowiązku pracy za wcześniej przepracowane nadgodziny, a nie celom wypoczynkowym. Jeśli pracownica otrzymała zgodnie z wcześniejszym planem czas wolny za nadgodziny i w tym czasie zachorowała, nie przysługuje jej dodatkowy termin odbioru nadgodzin. To zdarzenie losowe, które nie rodzi w Niemczech po stronie pracodawcy obowiązku przyznania nowego dnia wolnego za nadgodziny.

Inaczej jest w Niemczech w przypadku urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracownik zachoruje podczas urlopu, dni choroby nie są zaliczane jako urlopowe i pracownik może je wykorzystać w innym terminie. Od pierwszego dnia choroby konieczne jest jednak w Niemczech przedstawienie zwolnienia lekarskiego.

Wydłużony czas pracy w sytuacji nagłej w Niemczech (nagły przypadek)

W przypadku poważnych zakłóceń w organizacji pracy, pracodawca może znaleźć się w kryzysowej sytuacji czasowej, w której pilnie potrzebuje pomocy pracowników, aby terminowa realizacja zadań była możliwa i aby uniknąć poważnych szkód.
Jeśli zaistniała sytuacja nie może być rozwiązana w inny sposób, pracownik jest w Niemczech zobowiązany do świadczenia pracy w dodatkowych godzinach. Taki przypadek oznacza znacznie pilniejszą potrzebę kadrową niż zwykłe nadgodziny.

Aby móc ustalić, czy faktycznie mamy w Niemczech do czynienia z nagłym przypadkiem i wynikającym z tego obwiązkiem pracy w nadgodzinach, muszą być spełnione łącznie cztery warunki:

1. Zdarzenie musi być nagłe i nieoczekiwane, niezależne od woli stron – tak że niemiecki pracodawca nie miał możliwości wcześniejszego przygotowania się i zapobiegnięcia skutkom.
2. Brak wykonania pracy musi zagrażać osiągnięciu celu danych prac, bądź skutkować nieproporcjonalnie wysoką szkodą.
3. Sytuacja wyjątkowa musi mieć charakter tymczasowy, nie może być trwała lub przewidywalna.
4. Usunięcie skutków nie może być możliwe w inny sposób, niż przez pracę w nadgodzinach – tj. nie ma alternatywnych środków (np. zastępstw, outsourcingu, przesunięcia terminów).

Niemiecka ustawa podaje przykładowe sytuacje, w których można mówić o nagłym przypadku. Dotyczy to sytuacji, w których istnieje ryzyko, że np. surowce lub żywność mogą ulec zepsuciu.
W nauce i dydaktyce sytuacje nagłe mogą również wynikać z pilnych prac przygotowawczych lub końcowych, których nie można przesunąć. Podobnie ma to zastosowanie w przypadku opieki, leczenia lub pielęgnacji osób albo zwierząt w szczególnych dniach.

Jeśli w zakładzie pracy co tydzień dochodzi o tej samej porze do problemów z organizacją pracy, nie można mówić o sytuacji nagłej – jest to bowiem zdarzenie przewidywalne. W takiej sytuacji pierwszy warunek nagłego przypadku nie jest spełniony, co wyklucza w Niemczech zastosowanie wyjątku i obowiązek pracy w nadgodzinach.

Przykład 1:
W firmie transportowej zajmującej się przewozem żywności, kierowca ciężarówki co piątek po południu regularnie wpada w korek drogowy. Co tydzień otrzymuje polecenie pracy w godzinach nadliczbowych, aby zdążyć dostarczyć żywność do chłodni. W przeciwnym razie żywność mogłaby się zepsuć w weekend.
Mimo że firma transportowa pilnie potrzebuje pomocy kierowcy, ponieważ żywność może ulec zepsuciu, nie można mówić o nagłym przypadku. Pracodawca z góry wie, że każdego piątku występują korki. Sytuacja jest przewidywalna i może być rozwiązana wcześniej, np. zmianą trasy lub planowaniem czasu z odpowiednim zapasem. Nie zachodzą więc przesłanki do uznania tej sytuacji za wyjątkową i pracownik może w Niemczech odmówić takiej pracy w nadgodzinach.

Nie ma również sytuacji nagłej, jeśli zadanie można bez problemu przesunąć na następną zmianę.

Przed podjęciem decyzji o zarządzeniu pracy w nadgodzinach z powodu nagłego przypadku konieczna jest w Niemczech rzetelna analiza interesów – przełożony musi rozważyć potrzebę szybkiego wykonania zadania w zestawieniu z prawem pracownika do odpoczynku zgodnie z grafikiem. Pracownicy mają też obowiązki rodzinne oraz prawo do prywatnego, zaplanowanego czasu wolnego.

Przykład 2:
Ratownik medyczny otrzymuje w Niemczech przez radio zlecenie wykonania transportu pacjenta w pozycji siedzącej tuż przed końcem swojej zmiany. Odmawia jednak, ponieważ pół godziny po zakończeniu pracy ma umówione spotkanie w urzędzie w sprawie swojego dziecka – termin ten został ustalony już sześć tygodni wcześniej. Przełożony nalega mimo wszystko na wykonanie transportu. Transport ostatecznie wykonuje kolejny zespół, zaledwie 45 minut później, bez problemów. Przełożony powinien był tutaj rozważyć swoje interesy (szybka realizacja transportu) w odniesieniu do interesu pracownika, który miał dawno zaplanowany ważny termin rodzinny. Jeśli przełożony regularnie musi liczyć się z dodatkowymi zleceniami pod koniec zmiany, to powinien odpowiednio zorganizować zasoby kadrowe. Stałe ryzyko nieprzewidywalnych zleceń należy w Niemczech do ryzyka pracodawcy, a nie pracownika. Pracownik nie może być zmuszany do tego, by „na wszelki wypadek” nie planować życia prywatnego po pracy. Gdyby tak było, czas po pracy nie mógłby być już uznany za czas wolny. W efekcie powstałoby pytanie: czy pracownik może zaplanować coś godzinę, dwie czy dopiero pięć godzin po zakończeniu pracy?

Inaczej należy ocenić w Niemczech sytuacje, gdy chodzi o ratowanie życia – np. ratownik dokonuje pierwszej pomocy przy wypadku. W takim przypadku interesy prywatne pracownika muszą ustąpić.

W przypadku ciężkiej, wysoce zaraźliwej grypy, która występuje raz na kilka lat, może dojść do niedoboru personelu. Pilne zadania mogą wtedy zostać wykonane tylko dzięki dodatkowemu zaangażowaniu zdrowych pracowników. Jeżeli w wyniku niewykonania zadań mogłaby powstać poważna szkoda, może to również zostać zakwalifikowane jako sytuacja nagła i zdrowi pracownicy mogą być wtedy w Niemczech zmuszeni do pracy w nadgodzinach – choć ich umowy nic o tym nie mówią.