Komunikacja z urzędami w Niemczech – jak się zabezpieczać

Komunikacja z urzędami w Niemczech – jak się zabezpieczać.

Jak kontaktować się z urzędami w Niemczech? Z takimi jak kasa chorych, kasa od wypadków w pracy lub Familienkasse/kasa rodzinna? I to kontaktować się tak, żeby nie było odpowiedzi że „żadne dokumenty do nas nie dotarły“?

Lepiej kilkoma sposobami na raz.

E-Mail.

Warto wysyłać dokumenty do urzędów w Niemczech drogą e-mailową. Wprawdzie odpowiedź będzie najczęściej w formie listu, bo urząd ze względu na RODO nie może ot tak sobie wysyłać danych drogą emailową.

W tytule emaila dobrze wpisać o kogo i o co chodzi. Czyli dobrze jest wpisać imię, nazwisko i numer ubezpieczenia lub numer sprawy. Jeśli nie możemy ich znaleźć, to można zawsze podać datę urodzenia.

Dobrze jest napisać w 1 – 2 zdaniach czego się domagamy od urzędu. Programy tłumaczące w internecie z polskiego na niemiecki działają coraz lepiej. Proszę pisać prostymi i krótkimi zdaniami.

Lepiej jest dokumenty skanować i wysyłać zeskanowane niż zdjecia.

Jeśli skanowanie okaże się problemem, możemy wysyłać zdjęcia. Ale tutaj trzeba dbać o to, żeby były ostre, czyli nie zamazane. Ważne jest też, żeby dokument były cały widoczny. Obcięty róg zwolnienia lekarskiego tak, że nie widać daty wystawienia zwolnienia, może zablokować wypłatę środków.

Odpowiednie adresy emailowe można znaleźć najczęściej na stronach internetowych w części „Impressum“.

Adresy emailowe można znaleźć często np. tutaj:

– dane kontaktowe wszystkich AOK:

​strona z danymi kontaktowymi:      https://www.aok.de/pk/rechtliches/impressum/

adresy email do poszczególnych AOK na podstronach poszczególnych AOK

– dane kontaktowe Techniker Krankenkasse/TK:

strona z danymi kontaktowymi: https://www.tk.de/techniker/impressum-2013112

​adres email:​       [email protected]

– dane kontaktowe DAK:

strona z danymi kontaktowymi: https://www.dak.de/dak/unternehmen/impressum_12290

​adres email:​       [email protected]

– dane kontaktowe niemieckiej kasy wypadkowej – transport (BG Verkehr):

strona z danymi kontaktowymi:

https://www.bg-verkehr.de/impressum

​adres email:​       [email protected]

– dane kontaktowe niemieckiej kasy wypadkowej – budowlanka(BG Bau):

strona z danymi kontaktowymi:

https://www.bgbau.de/impressum

​adres email:​       [email protected]

– dane kontaktowe niemieckiej kasy emerytalno-rentowej DRV:

strona z danymi kontaktowymi:

https://www.deutsche-rentenversicherung.de/Bund/DE/Service/Footer/Impressum/impressum_node.html

​adres email:       ​[email protected]

Adresy można też znaleźć na samych pismach z urzędów, najczęściej w górnym prawym rogu są dane kontaktowe i numer sprawy.

Dla bezpieczeństwa można ten sam email wysłać 2 razy.

Proszę pamiętać, że odwołania i pozwy muszą być wysyłane nie emailem a na papierze z oryginalnym podpisem! Liczy się przy tym data dojścia listu, a nie data wysłania.

Poczta/List.

Poza emailem, dobrze jest jednocześnie wysłać dokumenty drogą pocztową z potwierdzeniem odbioru/awizo.

Zawsze mogą być jakieś problemy techniczne, przez które email zginie po drodze. Sam fakt, że email nie wrócił do nas z powrotem, bo nie mógł trafić do odbiorcy, nie oznacza, że taki email faktycznie doszedł tam gdzie trzeba.

Wiele instytucji wysyła potwierdzenia otrzymania emaila. Najczęściej są to potwierdzenia, że w ogóle jakaś wiadomość dotarła do odbiorcy – ale nie jaką konkretnie treść miała tą wiadomość i jakie były w niej załączniki. Bo można np. wysłać email, a zapomnieć załączyć do niego zwolnienie lekarskie itd.

Wszelkie wysyłane pocztą dokumenty powinno się bezpośrednio przed wysłaniem skopiować – tak żeby potem w razie problemów widać, co się dotychczas wysłało do urzędu w Niemczech.

Proszę nigdy nie zdawać się na samą pocztę.

Aplikacje na komórkę.

Coraz częściej kasy chorych udostępniają aplikacje, jakie można ściągnąć na telefon. Można przez nie wysyłać dokumenty. Najczęściej wymagana jest uprzednia rejestracja, dostaje się również potwierdzenia o wysłaniu wiadomości.

Aby się zabezpieczyć na 100 %, lepiej jest jednocześnie wysyłać te same dokumenty również listownie.